Il General Data Protection Regulation” (GDPR) è un processo per il trattamento dei dati. Cerchiamo di fare una piccola guida operativa per il mondo associativo.
Passo 1: Il registro dei trattamenti.
Il registro del trattamento dei dati è un documento all’interno del quale dovrà essere indicato il titolare, l'eventuale responsabile, gli incaricati e le modalità di trattamento e conservazione dei dati personali dell’interessato.
Questo in pratica vuol dire che si deve stilare un documento (cartaceo o a pc e poi stampato) dove viene indicato il Titolare dei dati (di solito l'associazione), gli incaricati (le persone che fisicamente e operativamente raccolgono, conservano e gestiscono i dati) e le varie modalità di raccolta, trattamento e conservazione dei dati e la gestione degli stessi.
Cosa giusta è far si che tale registro sia stilato dopo che un verbale del consiglio direttivo dia indicazioni proprio per gli incaricati, le modalità di raccolta, trattamento e conservazione dei dati e la gestione degli stessi
Passo 2: Informativa privacy.
Capite, decise e descritte chiaramente le modalità di raccolta, trattamento e conservazione dei dati e la gestione degli stessi si dovrà fare in modo che queste procedure siano chiare anche agli utenti (nel nostro caso soci e/o tesserati) che decidono di darci l'autorizzazione all'uso dei loro dati.
Questo avviene con un'informativa privacy che deve essere a disposizione dell'utente che firmerà un consenso informato per autorizzarci ad utilizzare i dati che reputiamo necessari nelle modalità descritte nel Registro dei trattamenti e nell'informativa della privacy.
Passo 3: Gli incaricati.
Le persone che raccoglieranno e gestiranno i dati dovranno essere formati per tale compito (con dei corsi appositi) e dovranno essere incaricati con un'apposita lettera di incarico dove sarà presente anche il protocollo delle operazioni da seguire per rispettare il registro dei trattamenti.
